如何轉(zhuǎn)動(dòng)信息化“實(shí)施輪”
發(fā)布時(shí)間：2011/3/15 17:07:00
一、產(chǎn)生信息化“實(shí)施輪”的動(dòng)因
目前大多數(shù)施工企業(yè)實(shí)施信息化還處在被迫和盲從階段，其信息化建設(shè)仍孤立于管理變革之外，沒(méi)有與流程管理、業(yè)務(wù)合理化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)合，還達(dá)不到管理提升的預(yù)期效果。究其原因，主要有以下幾點(diǎn)：
1、企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為要錢(qián)出錢(qián)、要人給人，信息化工作應(yīng)該能做好。不能從戰(zhàn)略高度來(lái)認(rèn)識(shí)企業(yè)信息化，沒(méi)有意識(shí)到只有高層領(lǐng)導(dǎo)成為信息化的真正主角，信息系統(tǒng)才會(huì)形成企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
2、企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)。企業(yè)真正的信息化應(yīng)該是規(guī)范業(yè)務(wù)的信息化，而不是信息化的規(guī)范業(yè)務(wù)。企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)普遍認(rèn)為信息化是信息部門(mén)的事情，跟業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)系不大或沒(méi)有關(guān)系。不主動(dòng)去梳理自身業(yè)務(wù)，不努力實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，因此不能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化基礎(chǔ)上的信息化。
3、企業(yè)信息部門(mén)。在推進(jìn)信息化過(guò)程中，企業(yè)信息部門(mén)經(jīng)常抱怨高層領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，沒(méi)有時(shí)間參與項(xiàng)目；業(yè)務(wù)部門(mén)很忙，沒(méi)有時(shí)間參與項(xiàng)目;需求經(jīng)常變化，且不規(guī)范、不完整、不一致；軟件服務(wù)商項(xiàng)目管理水平太低，做事情不規(guī)范，不按計(jì)劃完成任務(wù);員工能力水平與項(xiàng)目要求差距太大等等。出現(xiàn)這些抱怨，企業(yè)信息部門(mén)自身有如下原因：
一是信息部門(mén)缺少科學(xué)有效的手段，信息化項(xiàng)目管理能力和自身解決問(wèn)題的能力需要進(jìn)一步提高;項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章
二是信息部門(mén)在大多數(shù)施工企業(yè)組織架構(gòu)中偏低，甚至掛在某一部門(mén)下面，信息部門(mén)在組織架構(gòu)中的定位難以支撐其對(duì)全公司各業(yè)務(wù)梳理協(xié)調(diào)的任務(wù);
三是對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)不夠，不能對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)推進(jìn)過(guò)程中遇到的管理問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)有效的診斷，并提出科學(xué)有效的方案供領(lǐng)導(dǎo)決策。
二、科學(xué)有效構(gòu)建企業(yè)信息化“實(shí)施輪”
1、信息化“實(shí)施輪”模式。針對(duì)施工企業(yè)在信息化實(shí)施過(guò)程中普遍存在的問(wèn)題，在信息化的實(shí)施過(guò)程中，在項(xiàng)目管理理論和控制論的指導(dǎo)下，通過(guò)總結(jié)眾多信息化項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，科學(xué)構(gòu)建了企業(yè)信息化“實(shí)施輪”，獲取各類(lèi)資源支持，確保信息化“實(shí)施輪”四部分有效協(xié)同。
2、為什么要控制。信息化“實(shí)施輪”由四方面不同干系人組成，由于項(xiàng)目不同的干系人對(duì)項(xiàng)目有不同的期望和需求，他們關(guān)注的目標(biāo)和重點(diǎn)常常相去甚遠(yuǎn)。項(xiàng)目四方干系人經(jīng)常有意無(wú)意地對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行干涉，企圖使整個(gè)項(xiàng)目朝著對(duì)自己最有利的方向進(jìn)行。
3、確定信息化“實(shí)施輪”的軌跡。企業(yè)信息化的發(fā)展有不確定性和可能性空間，為了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的目標(biāo)，就要在可能性空間中選擇某一些狀態(tài)為目標(biāo)。選擇了控制目標(biāo)，就要理清事物發(fā)展軌跡、確定控制條件，使事物向既定的目標(biāo)轉(zhuǎn)化。
4、有效建立信息化“實(shí)施輪”控制條件。要確保企業(yè)信息化朝著預(yù)定的軌跡發(fā)展，其組成信息化“實(shí)施輪”的四方首先要“知理”，知道自己在信息化中應(yīng)該做什么，然后履行好各自在信息化中的責(zé)任。信息化“實(shí)施輪”四方責(zé)任如下：
1）高層領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。第一，要做企業(yè)信息化的主角(只有高層領(lǐng)導(dǎo)成為信息化真正主角，信息系統(tǒng)才會(huì)形成企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力!)；第二，親自推動(dòng)業(yè)務(wù)合理化(規(guī)范化)、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、信息化;第三，管理思想信息化；第四，主動(dòng)參加重大信息化項(xiàng)目的重要會(huì)議；第五，主動(dòng)聽(tīng)取并參與重大決策匯報(bào)，及時(shí)掌握項(xiàng)目重大進(jìn)展。
2）業(yè)務(wù)部門(mén)的責(zé)任。第一，主動(dòng)規(guī)范業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程；第二，主動(dòng)完善、匯總業(yè)務(wù)需求；第三，主動(dòng)學(xué)習(xí)使用系統(tǒng)功能；第四，及時(shí)反饋意見(jiàn)。
3）信息部門(mén)的責(zé)任。第一，遇項(xiàng)目重要進(jìn)展、重大決策，一定要向高層領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)主動(dòng)匯報(bào);第二，始終保持為業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù)的心態(tài)，溝通過(guò)程中保持足夠的耐心，多設(shè)身處地為業(yè)務(wù)部門(mén)著想;第三，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，努力提高溝通效果;第四，一定要主動(dòng)學(xué)習(xí)，向業(yè)務(wù)部門(mén)學(xué)業(yè)務(wù)，向乙方單位學(xué)技術(shù)。對(duì)企業(yè)管理咨詢知識(shí)的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)如何對(duì)企業(yè)管理進(jìn)行科學(xué)有效的診斷，并給出管理建議方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。
4）乙方單位的責(zé)任。第一，需求變化是正常的，不變是不正常的。重點(diǎn)在如何引導(dǎo)需求、如何管理需求變化、如何在軟件設(shè)計(jì)時(shí)考慮可能的需求變化，加強(qiáng)需求培訓(xùn)；第二，任何時(shí)候不做測(cè)試、不寫(xiě)文檔，就是對(duì)公司、對(duì)客戶的不負(fù)責(zé)任；第三，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，努力提高溝通效果；第四，客戶如果都是高手，就不會(huì)請(qǐng)乙方單位。尊重現(xiàn)實(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)；第五，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，按計(jì)劃做計(jì)劃的事，按規(guī)范做規(guī)范的事。
三、信息化“實(shí)施輪”有效協(xié)同策略
企業(yè)信息化“實(shí)施輪”在滾動(dòng)過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)不會(huì)主動(dòng)采用新系統(tǒng)可以有N個(gè)理由。其表象就是：找新系統(tǒng)的各種問(wèn)題作為理由，而拒絕使用。其實(shí)質(zhì)原因包括：業(yè)務(wù)部門(mén)已經(jīng)習(xí)慣了舊系統(tǒng)的操作，不愿意花時(shí)間學(xué)習(xí)新系統(tǒng)；新的系統(tǒng)實(shí)施，往往伴隨業(yè)務(wù)流程、操作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化、業(yè)務(wù)操作人員不適應(yīng)，也不愿意花大量時(shí)間學(xué)習(xí)；新的系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、錄入時(shí)間、約束規(guī)則更加嚴(yán)格，不允許犯錯(cuò)誤，操作人員容易反感；由于新系統(tǒng)的實(shí)施，會(huì)引起組織結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)的調(diào)整，引起業(yè)務(wù)人員工作量、權(quán)限、權(quán)力的變化。乙方單位也會(huì)經(jīng)常抱怨，包括需求經(jīng)常變化、需求不具體、需求不一致；時(shí)間緊任務(wù)重，根本就沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行測(cè)試，更不用說(shuō)寫(xiě)文檔;業(yè)務(wù)部門(mén)很忙，沒(méi)有時(shí)間參與項(xiàng)目;甲方員工計(jì)算機(jī)水平與項(xiàng)目要求差距太大，無(wú)法溝通。企業(yè)信息化部門(mén)在面對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)和乙方單位在信息化“實(shí)施輪”推進(jìn)過(guò)程出現(xiàn)的以上常見(jiàn)問(wèn)題，需要注意策略，廣東長(zhǎng)大在確保信息化“實(shí)施輪”有效協(xié)同上，采取了“借力”的策略：
1、借規(guī)律之力。遵循規(guī)律開(kāi)展企業(yè)信息化建設(shè)，事半功倍。遵循軟件工程開(kāi)發(fā)方法，雙方項(xiàng)目組按照規(guī)范做事，做規(guī)范的事;遵循“工程”項(xiàng)目管理的方法，按照計(jì)劃做事，做計(jì)劃的事。
2、借雙方高層之力。雙方高層是推動(dòng)信息化最直接最有效的動(dòng)力。為了維護(hù)雙方計(jì)劃嚴(yán)肅性，雙方高層領(lǐng)導(dǎo)建立每月工作匯報(bào)機(jī)制，突出工作重點(diǎn)，達(dá)到信息對(duì)稱(chēng)的目的，由雙方高層直接協(xié)調(diào)項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行所遇到的障礙。
3、借外部專(zhuān)家之力。中國(guó)的習(xí)慣思維，相信“外來(lái)和尚好念經(jīng)，跳出“三界”外，不在“五行”中，能找到問(wèn)題的本質(zhì)。
4、借考試工具。在中國(guó)企業(yè)推行信息化，要用中國(guó)人最怕的手段和方法，那就是“考試”，中國(guó)人只有對(duì)“考試”最認(rèn)真。
5、借特級(jí)資質(zhì)信息化考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。滿足特級(jí)資質(zhì)信息化考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)是獲得特級(jí)資質(zhì)的重要條件之一，是關(guān)系企業(yè)未來(lái)生存的問(wèn)題。如何去解讀這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就是“仁者見(jiàn)仁，智者見(jiàn)智”，是體現(xiàn)企業(yè)信息化人員智慧的事情。（資料來(lái)源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟）