如何提升項(xiàng)目范圍管理的有效性？-項(xiàng)目管理系統(tǒng)軟件
發(fā)布時(shí)間：2018/11/8 15:19:00
項(xiàng)目管理是指為了成功達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)，項(xiàng)目所規(guī)定要做的事項(xiàng)。確定范圍項(xiàng)目管理是項(xiàng)目起始階段的戰(zhàn)略工作之一，那么如何提升項(xiàng)目范圍管理的有效性呢？下面就跟隨項(xiàng)目管理軟件客服一起來(lái)了解下吧~
一、范圍項(xiàng)目管理的涵義
在項(xiàng)目中，范圍一詞的涵義有如下兩個(gè)方面：一是產(chǎn)品規(guī)范，即一個(gè)產(chǎn)品或一項(xiàng)服務(wù)應(yīng)該包含哪些特征和功能，以及這些特征和功能具體是怎樣的。二是工作范圍，即為了交付具有所指特征和功能的產(chǎn)品所必須要做的工作;簡(jiǎn)單地說(shuō)就是項(xiàng)目做什么，如何做，才能交付該產(chǎn)品。產(chǎn)品規(guī)范就是對(duì)產(chǎn)品要求的度量，工作范圍在一定程度上是產(chǎn)生項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)。項(xiàng)目的產(chǎn)品規(guī)范和工作范圍應(yīng)高度一致，以保證范圍項(xiàng)目管理最終能夠交付滿足特定要求的產(chǎn)品。工作范圍以產(chǎn)品范圍為基礎(chǔ)，工作范圍的確定是一個(gè)由一般到具體、層層深入的過(guò)程。
確定項(xiàng)目管理，其結(jié)果需要編寫正式的項(xiàng)目管理說(shuō)明書，并以此作為將來(lái)項(xiàng)目決策的基礎(chǔ)。有些項(xiàng)目管理教科書或項(xiàng)目管理手冊(cè)中，把確定項(xiàng)目目標(biāo)與確定項(xiàng)目管理結(jié)合起來(lái)形成一個(gè)文件，叫做項(xiàng)目參考條款。項(xiàng)目參考條款包括項(xiàng)目目標(biāo)、定義項(xiàng)目所應(yīng)交付的產(chǎn)品(包括中間產(chǎn)品和最終產(chǎn)品)、項(xiàng)目的基本內(nèi)容等。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，這份文件可能需要修改或細(xì)化，以反映這些界限的變化。
范圍說(shuō)明書應(yīng)該包括三個(gè)方面的內(nèi)容：(1)項(xiàng)目的合理性說(shuō)明：解釋為什么要進(jìn)行這一項(xiàng)目。(2)項(xiàng)目目標(biāo)。(3)項(xiàng)目可交付成果。
二、確定范圍項(xiàng)目管理的作用
確定項(xiàng)目管理對(duì)項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)有三個(gè)方面的作用：一是可提高項(xiàng)目費(fèi)用、項(xiàng)目時(shí)間和項(xiàng)目資源估算的準(zhǔn)確性，二是提供了進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。三是有助于清楚地分派責(zé)任。
1、可提高項(xiàng)目費(fèi)用、時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確性。項(xiàng)目的工作邊界定義清楚了，項(xiàng)目的具體工作內(nèi)容明確了，這就為準(zhǔn)確估算項(xiàng)目所需的費(fèi)用、時(shí)間、資源打下了基礎(chǔ)。如果項(xiàng)目的具體工作內(nèi)容不明確，項(xiàng)目的費(fèi)用、時(shí)間和所需資源就不明確，項(xiàng)目完成的不確定因素大大增加，項(xiàng)目面臨極大的風(fēng)險(xiǎn)。
2、有助于清楚地分派責(zé)任。項(xiàng)目任務(wù)的分派需要明確項(xiàng)目包括那些具體的內(nèi)容，具體有哪些要求，完成的產(chǎn)品應(yīng)達(dá)到什么水準(zhǔn)等內(nèi)容，也就要明確范圍項(xiàng)目管理。范圍項(xiàng)目管理的確定即確定了項(xiàng)目的具體工作任務(wù)，這為清楚地分派任務(wù)提供了必要的條件。
3、提供了項(xiàng)目進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目組織根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)的規(guī)定，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施工作進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)的具體安排。要做好計(jì)劃，就要明確有哪些具體的工作，應(yīng)達(dá)到什么要求，也就是要確定范圍項(xiàng)目管理�？梢哉f(shuō)范圍項(xiàng)目管理是項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)，范圍項(xiàng)目管理確定了，就為項(xiàng)目進(jìn)度衡量和控制提供了基準(zhǔn)。
正確地確定范圍項(xiàng)目管理對(duì)項(xiàng)目成功非常重要，如果項(xiàng)目的范圍確定得不好，有可能造成最終項(xiàng)目費(fèi)用的提高，因?yàn)榉秶?xiàng)目管理確定得不好會(huì)導(dǎo)致意外的變更，從而打斷項(xiàng)目的實(shí)施節(jié)奏，造成返工，延長(zhǎng)項(xiàng)目完成時(shí)間，降低勞動(dòng)生產(chǎn)率，影響項(xiàng)目組成員的干勁。
三、范圍項(xiàng)目管理
管理也就是對(duì)項(xiàng)目應(yīng)該包括什么和不應(yīng)該包括什么進(jìn)行定義和控制。項(xiàng)目管理按照范圍項(xiàng)目管理管理的過(guò)程包括啟動(dòng)、范圍計(jì)劃、范圍定義、范圍核實(shí)、范圍變更控制等內(nèi)容。
范圍計(jì)劃的核心工作是編寫正式的項(xiàng)目管理說(shuō)明書和范圍管理計(jì)劃。一份正式的范圍說(shuō)明書對(duì)于項(xiàng)目及其子項(xiàng)目都是必要的。范圍定義就是把項(xiàng)目的主要可交付成果(如范圍說(shuō)明書中所定義的)劃分為較小的、更易管理的單位。范圍定義的工具主要是工作分解結(jié)構(gòu)樣板。工作分解結(jié)構(gòu)樣板。工作分解結(jié)構(gòu)是由項(xiàng)目各部分構(gòu)成的面向成果的“樹(shù)”，讀”樹(shù)”定義并組成了項(xiàng)目的全部范圍。一個(gè)組織過(guò)去所實(shí)施的項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)常�？梢宰鳛樾马�(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)的樣板。雖然每個(gè)項(xiàng)目都是獨(dú)一無(wú)二的，但仍有許多項(xiàng)目彼此之間都存在著某種程度的相似之處。許多應(yīng)用領(lǐng)域都有標(biāo)準(zhǔn)的或半標(biāo)準(zhǔn)的工作分解結(jié)構(gòu)可以用作樣板。
范圍變更控制即對(duì)范圍項(xiàng)目管理的變化進(jìn)行控制。范圍變更控制的工作內(nèi)容主要有：①對(duì)造成范圍變化的因素施加影響，以保證變化是有益的;②判斷范圍變化已經(jīng)發(fā)生;③當(dāng)實(shí)際變化發(fā)生時(shí)對(duì)變化進(jìn)行管理。范圍變更控制必須與其他控制過(guò)程，如時(shí)間控制、成本控制、質(zhì)量控制等結(jié)合起來(lái)。
四、范圍項(xiàng)目管理管理的精益原則
(1)JIT原則。JIT是Just In Time的縮寫，原意是“恰好及時(shí)”，在精益生產(chǎn)中引申為“只在需要的時(shí)候，按需要的量，生產(chǎn)所需的產(chǎn)品”。在范圍項(xiàng)目管理管理中可引申為項(xiàng)目提供的產(chǎn)品功能剛剛好，項(xiàng)目的工作內(nèi)容剛剛符合實(shí)現(xiàn)這些功能的需要。
(2)系統(tǒng)化原則。系統(tǒng)化原則就是項(xiàng)目產(chǎn)品的功能和工作要形成系統(tǒng)性的結(jié)構(gòu)，這些功能和工作的有機(jī)聯(lián)系可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的系統(tǒng)性目標(biāo)。
(3)無(wú)縫化原則。無(wú)縫化原則就是指范圍項(xiàng)目管理的管理部門和部門之間、工作任務(wù)和工作任務(wù)之間、前一階段的工作和后一階段的工作之間應(yīng)是連貫和一體的結(jié)合。
(4)簡(jiǎn)化。簡(jiǎn)化就是在范圍項(xiàng)目管理管理中盡量使工作變得簡(jiǎn)單、容易。簡(jiǎn)化是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，項(xiàng)目設(shè)計(jì)得硬易于施工、安裝及維修，例如供貨商按照看板準(zhǔn)確及時(shí)的提供材料，所以不需要訂購(gòu)單;材料存放在使用點(diǎn)，因此不需要領(lǐng)料單。
(5)變“成批移動(dòng)”為“單件流動(dòng)”。成批移動(dòng)就是物料成批的移動(dòng)，單件流動(dòng)就是物料一件一件的按照工藝流程經(jīng)過(guò)各工作地進(jìn)行。成批移動(dòng)是工業(yè)社會(huì)的特征，隨著社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在信息化社會(huì)的今天，單件移動(dòng)將大大降低項(xiàng)目的負(fù)價(jià)值活動(dòng)。
(6)專注于項(xiàng)目的使命。項(xiàng)目的范圍管理一定要專注于項(xiàng)目的使命。從設(shè)計(jì)、材料采購(gòu)、工程施工的所有活動(dòng)必須將焦點(diǎn)放在項(xiàng)目的使命上。設(shè)計(jì)出工程師自已喜歡但與項(xiàng)目使命不一致的功能就是負(fù)價(jià)值活動(dòng)。只有與項(xiàng)目使命一致的功能才是有價(jià)值的。在施工過(guò)程中工作人員的一個(gè)動(dòng)作若不能為項(xiàng)目帶來(lái)價(jià)值就是負(fù)價(jià)值活動(dòng)。
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