如何控制項(xiàng)目中發(fā)生的變更
發(fā)布時(shí)間：2015/11/18 9:56:00
最初被寄予厚望的項(xiàng)目常常會(huì)以挫折和失望告終,這是一種殘酷的現(xiàn)實(shí).項(xiàng)目計(jì)劃不會(huì)自動(dòng)實(shí)施,它們也不可能很肯定地預(yù)測(cè)未來(lái).所以項(xiàng)目管理需要強(qiáng)有力的開端,需要沿著正確的方向進(jìn)行,需要持續(xù)改進(jìn)與管理,以便計(jì)劃得到正確的理解,計(jì)劃實(shí)施時(shí)能夠產(chǎn)生預(yù)期成果,當(dāng)有意外事件發(fā)生時(shí),你需要作出快速反應(yīng),以便能夠跟蹤項(xiàng)目并重新努力去完成.
沒(méi)有哪個(gè)項(xiàng)目是完全按規(guī)劃進(jìn)行的,因?yàn)橐?guī)劃中的失察,新的機(jī)會(huì)和無(wú)人可以預(yù)見的時(shí)間或問(wèn)題,對(duì)最初規(guī)劃或?qū)ψ罱K產(chǎn)品系統(tǒng)的更改是無(wú)法避免的,項(xiàng)目的變更包括修正工作、人員增加、重組和進(jìn)行時(shí)間、成本和績(jī)效的抵消。
系統(tǒng)的變更常常包括參數(shù)變更和犧牲技術(shù)績(jī)效以滿足時(shí)間和成本的限制。一旦項(xiàng)目經(jīng)理必須修訂項(xiàng)目規(guī)劃和重新安排工期，項(xiàng)目必須在特定的日期完成，那么資源將嚴(yán)格受限。
1.變更的原因
發(fā)生變更的原因如項(xiàng)目范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量規(guī)格或在設(shè)計(jì)階段發(fā)生的變更，或在工作中發(fā)生設(shè)計(jì)中的一些錯(cuò)誤，或需求發(fā)生了變化。 還有一類是掙值的變更，是為了提高項(xiàng)目的價(jià)值，增加項(xiàng)目收益，有意識(shí)地改變?cè)瓉?lái)的做法或改進(jìn)一些措施。變更往往回帶來(lái)一些風(fēng)險(xiǎn)或成本、工期延長(zhǎng)。因此要在變更出現(xiàn)的時(shí)候有效地對(duì)變更加以管理。
2.變更控制系統(tǒng)
變更控制系統(tǒng)是一個(gè)設(shè)計(jì)好的、規(guī)劃好的項(xiàng)目管理過(guò)程。包括：
(1)在變更出現(xiàn)時(shí)連續(xù)地加以識(shí)別，然后將變更按照一定程序通知給相應(yīng)的有關(guān)群體。
(2)以對(duì)項(xiàng)目成本、項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間和其他任務(wù)影響的方式揭示這些變更的后果。
(3)允許進(jìn)行管理上的分析、調(diào)查，替代行動(dòng)方案。
(4)將變更通知所有相關(guān)群體。
(5)確定解決分歧和最小化沖突的策略。
(6)保證變更的實(shí)施。
(7)按月報(bào)告當(dāng)時(shí)所有變更的小結(jié)和它們對(duì)項(xiàng)目的影響。
3.正規(guī)的變更控制
正規(guī)的變更控制就是密切監(jiān)控工作,使其不超出原來(lái)的指標(biāo).
(1)確保原定的工作范圍和工作要求(指定的工期、預(yù)算)被清楚地陳述并得到負(fù)債者的認(rèn)可。
(2)密切監(jiān)控工作以保證其滿足(不是超出)指標(biāo)。
(3)仔細(xì)篩選成本或工期超標(biāo)的任務(wù)(會(huì)顯著增加工作范圍)，并迅速采取行動(dòng)改正問(wèn)題。
(4)要求所有變更服從于事先規(guī)定的要求和批準(zhǔn)程序。
(5)要求所有分包商和所有采購(gòu)定單、測(cè)試要求等具備相似的控制過(guò)程。
(6)在一個(gè)預(yù)定的時(shí)間階段，凍結(jié)所有非實(shí)質(zhì)性的變更，并允許設(shè)計(jì)結(jié)束，以便下一階段可以開始，凍結(jié)點(diǎn)必須由管理方同意。規(guī)劃越早被凍結(jié)，變更對(duì)工期和成本產(chǎn)生負(fù)面影響的機(jī)會(huì)就越小。
4.配置管理
配置管理包括一個(gè)技術(shù)過(guò)程和一個(gè)行政指導(dǎo)過(guò)程。
(1)界定一個(gè)項(xiàng)目或系統(tǒng)的功能和物理特性,并控制特性的變化.
(2)經(jīng)審核證實(shí)符合要求.
要點(diǎn):
(1)仔細(xì)定義項(xiàng)目的交付物.
(2)嚴(yán)格控制對(duì)項(xiàng)目交付物的變更.
(3)確保最終交付物與經(jīng)核準(zhǔn)變更后的系統(tǒng)定義相吻合.
步驟:
(1)編制說(shuō)明書
(2)制訂總體設(shè)計(jì).
(3)實(shí)施和測(cè)試系統(tǒng).
(4)檢查項(xiàng)目和系統(tǒng),以核實(shí)是否符合要求. (項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)
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