制定項目計劃的益處
發(fā)布時間：2015/10/29 9:14:00
項目跟蹤是必要的，因為它可以證明計劃是否可實施，同時可以證明計劃是否可以被完成。因為可以對計劃進行檢驗，所以如果我們把計劃和跟蹤作為一個工作循環(huán)，那么計劃將得到適時的改進。
詳細的計劃可以提高跟蹤的準確性，提高跟蹤的效率和效果。粗糙的計劃則會加大跟蹤的工作量，并降低跟蹤的效果。這是循環(huán)所必然導(dǎo)致的結(jié)果。但計劃中很多事情是無法寫進去的，例如人員士氣變化，人員的思想變化等，但這些事情很有可能影響項目的進展。跟蹤并及時發(fā)現(xiàn)問題就變得尤為重要。
項目跟蹤實施人應(yīng)該是項目經(jīng)理，因為項目經(jīng)理負責(zé)制定項目計劃，并且項目經(jīng)理可以進行工作的協(xié)調(diào)和調(diào)動。跟蹤可以給項目所有成員一個工作的參考，跟蹤的結(jié)果和數(shù)據(jù)是“最好的教材”。
項目計劃跟蹤的益處有：
1. 了解成員的工作情況
一個任務(wù)分配下來后，項目經(jīng)理應(yīng)該知道工作的進展情況，那么他就必須去跟項目成員進行交流，了解這個成員的情況。所以他要得到的信息是“能不能按時并保質(zhì)保量的完成?如果不能按時完成，需要什么樣的幫助呢?”這是項目經(jīng)理最關(guān)心的。而且需要隨時的收集。如果這個信息沒有被收集上來，那么項目經(jīng)理就失去了對項目的了解，也就失去可適時調(diào)整的時機，如此，后果就可想而知了。
2. 調(diào)整工作安排，合理利用資源
如果項目組中有幾個或者幾十個人的時候，就可能出現(xiàn)完成任務(wù)早晚的不同，完成早的不能閑著，完成晚的要拖后腿。也可能發(fā)現(xiàn)某人更適合某項工作，某人不適合某項工作。這時就需要項目經(jīng)理進行工作的調(diào)整。那么這個跟蹤結(jié)果和數(shù)據(jù)就可以幫助項目經(jīng)理完成這個工作。
3. 促進完善計劃內(nèi)容
項目人員多了，又去跟蹤，這就必然要求項目經(jīng)理做出詳細的計劃，這個計劃必須要明確任務(wù)，明確任務(wù)的負責(zé)人，明確任務(wù)的開始和結(jié)束時間，明確產(chǎn)物的標準(至少是項目經(jīng)理和制作人雙方可以接受且明確的內(nèi)容)。這就要求項目經(jīng)理把整個項目分成若干部分。詳細的考慮分工。項目經(jīng)理的跟蹤必然促使項目組成員更加詳細、合理的制定自己工作計劃，最終形成一種良好的氛圍，那就是計劃展現(xiàn)出的層次結(jié)構(gòu)(項目大計劃、中計劃和個人計劃)。
4. 促進項目經(jīng)理對人員的認識
工作分解后，應(yīng)該按照個人的特長分配工作，因為特長就是效率。所以項目經(jīng)理必須了解項目成員的情況。即使在開始時不了解這種情況，這種信息在跟蹤中也會很快的被體現(xiàn)出來。也就是說跟蹤促使項目經(jīng)理對成員進行一個評估，并且這個評估是可以找到根據(jù)的(項目跟蹤的結(jié)果)。
5. 促進對項目工作量的估計
在一個好的跟蹤工具中應(yīng)該有對工作量的估計。工作量的估計總是很不準確，這個問題在跟蹤中表現(xiàn)為完不成任務(wù)/計劃，或者工作超前。在這種情況發(fā)生后，也必然促使項目組去考慮工作量的評估問題，包括整個項目的工作量，各個任務(wù)的工作量，還有可能導(dǎo)致整個計劃的修改。
6. 統(tǒng)計并了解項目總體進度
經(jīng)常會遇到這種情況，項目組在同一時間進行不同階段的工作。這時對于工作進度的把握，尤其是總體進度的把握就比較困難。如果項目經(jīng)理把階段劃分的很清楚，并且階段工作量也很明確，而且項目成員也對自己的工作量進行評估的話，那么項目的總體進度可以由工具自動生成(完成的百分比)。這當(dāng)然不是很準確，但卻可以作為一個參考。而且是一個比較好的參考。
7. 有利于人員考核
項目成員的工作能力，例如“是否按時完成任務(wù)，完成工作量的大小，工作內(nèi)容的難易……”，很多信息都可以在跟蹤工具中體現(xiàn)出來。使項目考核有理有據(jù)，人人信服。(項目管理者聯(lián)盟)
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