項目管理安防工程公司必不可少的利器
發(fā)布時間：2010/9/7 16:01:00
安防系統(tǒng)是建筑智能化（弱電）系統(tǒng)的核心部分之一，是系統(tǒng)集成工程項目的主要子系統(tǒng)。近年來，隨著安防工程市場競爭的日益激烈，太極、網(wǎng)新、泰豪、冠林等一批成功塑造了鮮明品牌的系統(tǒng)集成公司在安防領域先拔頭籌。但我們也看到更多的安防工程公司卻在泥潭掙扎、勉強度日。究其原因，技術管理是安防工程公司內部管理主線，這些困難公司幾乎所有都對系統(tǒng)集成的工程管理認識不夠，缺乏工程管理的經(jīng)驗和方法，工程管理不規(guī)范是其生產成本居高不下的主要原因。解決辦法就是擁有利器：應用科學的、實用的、適應信息化時代建設發(fā)展的系統(tǒng)集成工程項目管理方法。
工程項目的實施有其規(guī)律性可言，就像建筑工程的施工進度可按時間先后分設計、地基、土建、水電安裝、工程封頂、外裝、內裝及工程驗收8個環(huán)節(jié)一樣，安防工程也可分為前期設計及論證、設備材料采購、線纜敷設、子系統(tǒng)安裝調試、系統(tǒng)總調、培訓使用、試運行和驗收、維保等8個步驟�？墒菍σ粋�新的項目經(jīng)理，工作千頭萬緒，經(jīng)常顧此失彼，而項目的時間一般很緊迫，等一切明白過來，往往悔之晚矣�？梢哉f，大多數(shù)項目經(jīng)理都是勤奮和努力的，但他們是否掌握了高效實用的項目管理方法呢？我們常常會見到這樣的情況：當面臨一個急迫的項目時，整個公司都像沸騰了一樣，所有人都到了在辦公室里奔跑的地步。人們撞來撞去，東西到處亂丟。隨后是加班、加班、無休止的加班！而結果如何呢？出現(xiàn)問題的時候，所有的人都在抱怨，領導發(fā)脾氣，責備下屬無能，下屬委屈，互相埋怨。
這是因為項目交給項目經(jīng)理以后，項目經(jīng)理沒有一個清晰的針對這個項目的計劃，只是原來你干什么，現(xiàn)在還干什么，并沒有特別的工作強調。對于現(xiàn)在無人負責的工作，想到誰，就臨時交給誰，造成工作分配上的不平衡。由于整體的混亂導致時間的浪費，因而引發(fā)長時間的加班。人員的疲勞和心理上的煩躁又造成工作的低效。所有這一切只會導致低劣的效果，甚至有些公司在每個項目結束后，都會上下級之間彼此的不滿而大批的更換員工。由此，我們也就可以明白項目管理技術的運用是何等的重要。
也正因為如此，項目管理的應用從80年代僅限于建筑、國防、航天等行業(yè)迅速發(fā)展到今天的計算機、電子通訊、金融業(yè)甚至政府機關等眾多領域。目前在國內，對項目管理認識較深，并要求項目管理人員擁有相應資格認證的還主要為大的跨國公司、IT公司等與國際接軌的大型企業(yè)。通過對系統(tǒng)集成項目管理的全面分析，可以探討從整體上要求項目經(jīng)理需要解決的若干問題。從此也可以凸現(xiàn)安防工程公司在信息時代謀求發(fā)展、做強做大需要考慮的幾個方面。新興安防工程公司甚至可以按照項目管理知識直接規(guī)劃公司組織結構和工作流程。
項目管理作為90年代才發(fā)展起來的新領域，已成為現(xiàn)代管理學的重要分支，并越來越受到重視。運用項目管理的知識和經(jīng)驗，可以極大地提高和改善管理人員的工作效率�！ �
什么是項目？簡單地說，安排一場演出、開發(fā)一種新產品、建一幢大房子都可以稱之為一個項目。按照傳統(tǒng)的做法，當企業(yè)設定了一個項目后，參與這個項目的至少會有好幾個部門，包括財務部門、市場部門、行政部門等等，而不同部門在運作項目過程中不可避免地會產生摩擦，須進行協(xié)調，而這些無疑會增加項目的成本，影響項目實施的效率�！ �
所謂項目，就是在既定的資源和要求的約束下，為實現(xiàn)某種目的而相互聯(lián)系的一次性工作任務。一般來說，項目具有如下的基本特征：
1、 明確的目標
其結果只可能是一種期望的產品，也可能是一種所希望得到的服務。
2、 獨特的性質
每一個項目都是唯一的。
3、 資源成本的約束性
每一項目都需要運用各種資源來實施，而資源是有限的。
4、 項目實施的一次性
項目不能重復。
5、 項目的不確定性
在項目的具體實施中，外部和內部因素總是會發(fā)生一些變化，因此項目也會出現(xiàn)不確定性。
6、 特定的委托人
它既是項目結果的需求者，也是項目實施的資金提供者。
7、 結果的不可逆轉性
不論結果如何，項目結束了，結果也就確定了�！ �
制約項目目標成功的因素即項目既定的要求有：委托人的評價、項目范圍、項目成本、項目進度。這些是考評項目是否成功的感官和量化標準。
正確的項目管理則可以降低項目的成本，提高項目實施的效率。不同職能部門的成員因為某一個項目而組成團隊，項目經(jīng)理則是項目團隊的領導者，他們所肩負的責任就是領導他的團隊準時、優(yōu)質地完成全部工作，在不超出預算的情況下實現(xiàn)項目目標。項目的管理者不僅僅是項目執(zhí)行者，他參與項目的需求確定、項目選擇、計劃直至收尾的全過程，并在時間、成本、質量、風險、合同、采購、人力資源等各個方面對項目進行全方位的管理，因此項目管理可以幫助企業(yè)處理需要跨領域解決的復雜問題，并實現(xiàn)更高的運營效率�！ �
什么是項目管理？所謂項目管理，就是項目的管理者，在有限的資源約束下，運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效地管理。即從項目的投資決策開始到項目結束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制和評價，以實現(xiàn)項目的目標。項目管理的內容包括以下方面：
1、范圍管理：是為了實現(xiàn)項目的目標，對項目的工作內容進行控制的管理過程。它包括范圍的界定，范圍的規(guī)劃，范圍的調整等�！ �
2、時間管理：是為了確保項目最終的按時完成的一系列管理過程。它包括具體活動界定，活動排序，時間估計，進度安排及時間控制等項工作�！ �
3、 成本管理：是為了保證完成項目的實際成本、費用不超過預算成本、費用的管理過程。它包括資源的配置，成本、費用的預算以及費用的控制等項工作。
4、質量管理：是為了確保項目達到客戶所規(guī)定的質量要求所實施的一系列管理過程。它包括質量規(guī)劃，質量控制和質量保證等。
5、人力資源管理：是為了保證所有項目關系人的能力和積極性都得到最有效地發(fā)揮和利用所做的一系列管理措施。它包括組織的規(guī)劃、團隊的建設、人員的選聘和項目的班子建設等一系列工作。
6、溝通管理：是為了確保項目的信息的合理收集和傳輸所需要實施的一系列措施，它包括溝通規(guī)劃，信息傳輸和進度報告等。
7、風險管理：涉及項目可能遇到各種不確定因素。它包括風險識別，風險量化，制訂對策和風險控制等�！ �
8、采購管理：是為了從項目實施組織之外獲得所需資源或服務所采取的一系列管理措施。它包括采購計劃，采購與征購，資源的選擇以及合同的管理等項目工作。
9、集成管理：是指為確保項目各項工作能夠有機地協(xié)調和配合所展開的綜合性和全局性的項目管理工作和過程。它包括項目集成計劃的制定，項目集成計劃的實施，項目變動的總體控制等。
系統(tǒng)集成工程的特點已決定安防工程項目管理的特殊性：
1、典型的多學科合作
一般需要多種學科的配合，如監(jiān)控系統(tǒng)，需要計算機、傳感器、電力電子技術等，又如GPS系統(tǒng)，需要地理信息技術、電子技術、無線射頻技術等�！ �
2、具有創(chuàng)造性
由于用戶的不同特點和需求，每一個系統(tǒng)集成工程都和其他工程不完全一樣，因此需要量身定做，帶有一些非標問題，每一個工程都可以帶來一些新意�！ �
3、質量不可控因素增多
傳統(tǒng)的生產活動是在車間進行的，而系統(tǒng)集成則有很大一部分工作要在現(xiàn)場完成，這就對現(xiàn)場的作業(yè)管理的質量控制提出了新的問題。
安防工程項目管理需要務實的做好以下六個方面：
1、物料管理
物料管理是很多項目經(jīng)理忽略的問題，實際上俗話說的好：兵馬未動，糧草先行。很多公司現(xiàn)在對物料管理實現(xiàn)了用物料信息及管理軟件進行管理。但是到了現(xiàn)場，由于系統(tǒng)集成的物料非常多，又一般無法用計算機進行管理，而工程的每一個物料直接影響到系統(tǒng)的順利實施，這就要求項目經(jīng)理對現(xiàn)場物料管理一定要重視，必須達到以下幾點：正確、及時、專人負責�，F(xiàn)實中大多數(shù)安防項目經(jīng)理只做到根據(jù)設計方案備料領料、現(xiàn)場按照習慣堆放、用料。但是大型項目、多子系統(tǒng)項目就必須要作到所有物料正確、及時，現(xiàn)場管理就必須對物料進行動態(tài)管理，日日有計劃、事事有記錄，即發(fā)料有記錄，取料有記錄，換料有記錄，這實際上是物料管理中的文檔問題�！ �
2、進度管理
A、一定要建立正確的項目實施流程，工程實施流程的確立，明確工程實施各步驟的順序。
B、計劃管理，凡事預則立，不預則廢，工程實施一定要有計劃。 工程要求有工程計劃，有月計劃，有周工作總結和計劃，工程計劃要求作到靈活化。做工程計劃可以選擇多種方法，如：表格、甘特圖、PROJECT軟件等。在計劃管理中一定要注意以下幾點：
a、影響進度的因素較多，要求計劃不能一成不變，要不斷隨具體情況調整。
b、制定計劃要各部門共同參與，因為安防工程一般都需要多“工種” （比如設計、采購、管槽、敷線、安裝、調試、培訓等）協(xié)作，可能各人不了解其他人的工作內容，這就要求關鍵人物都要參與計劃的制定。
c、工程進度一定要整個項目組共同了解和掌握，并制定定期溝通的機制，要求盡力作到步調一致。
3、質量管理
監(jiān)控系統(tǒng)的集成大部分工作是在現(xiàn)場完成的，因此現(xiàn)場作業(yè)的質量控制顯得非常重要。
A、質量標準的制定：應努力擺脫項目經(jīng)理個人主觀標準要求，多開展業(yè)內學習，制定公司統(tǒng)一的符合國標的質量標準。應積極主動和項目監(jiān)理溝通并達成基本一致。
B、現(xiàn)場作業(yè)質量管理：現(xiàn)場作業(yè)管理應有明確的程序和質量保證體系。程序和質量保證體系的建設應以ISO9000的作業(yè)標準來進行。根據(jù)工程實施流程，建立質量保證體系，對工程進行檢查，跟蹤質量保證體系運作過程和分析造成不良工程的主要因素，制定相應的措施和制度，明確質檢和整改責任人，使工程的質量一直處于閉環(huán)控制狀態(tài)。所有人如果不能都理解ISO9000的精髓所在，則至少應理解以下一點： 每一道工序應有人檢查，每一個工作應有人負責整改。在實施當中，事先通俗易懂地做好文化水平有限的現(xiàn)場施工員、施工人員的質量標準培訓工作比要求他們學習ISO9000更加有效，這就對項目經(jīng)理提出更高的要求：不光要做“裁判員”，也要做“教練員”。
C、安全管理 ：安全管理通常已經(jīng)納入到質量管理中來，要求將《安全規(guī)范》制定出來，并嚴格要求按安全規(guī)范實施，現(xiàn)場作到要求有專人負責施工安全工作。安防工程公司應該積極學習其它協(xié)作單位（例如：土建、裝修、給排水、暖通等）的安全規(guī)范，結合安防工程施工特點，形成統(tǒng)一的可協(xié)作的安全管理規(guī)范辦法�，F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上已有現(xiàn)成的《綜合布線現(xiàn)場施工安全管理規(guī)范》就是一個很好的榜樣�！ �
4、文檔管理 按照ISO9000的要求制定文檔模板并組織實施，文檔是過程的蹤跡，文檔管理要作到：及時、真實、符合標準�！凹皶r”指的是文檔制作要及時，歸檔要及時。 “真實”指的是文檔中的數(shù)據(jù)必須是真實有效的�！胺蠘藴省敝傅氖俏臋n的格式和填寫必須規(guī)范。安防工程公司應該有一套自己的可根據(jù)甲方標準規(guī)范、成本控制等級變化的文檔管理策略。務必做到文檔管理規(guī)范、標準、足夠但不“虛腫”�！ �
5、客戶關系管理
客戶關系管理是客戶滿意度管理的一部分，系統(tǒng)集成要求以用戶需求為導向，對客戶關系的管理也緊緊圍繞它展開。系統(tǒng)集成本身就是一個系統(tǒng)工程，它不象一個具體的產品。所以首先要知道客戶的需求，和客戶達成一致的意見，最后才能設計和實施。項目經(jīng)理應該做好“聯(lián)絡員”的工作。如果一個工程，出現(xiàn)監(jiān)控安裝點位經(jīng)常發(fā)生更改，那么該項目的項目經(jīng)理就應該在筆記本上記下下面這5個問題，并思考。
在客戶關系管理中要注意：①什么是客戶的真正需求？②哪些是客戶需求中的重要部分，那些是客戶需求中的次要部分。③與客戶作好溝通，實現(xiàn)客戶的需求，對客戶的超出系統(tǒng)功能的需求給予合理解釋。④與客戶互通系統(tǒng)的標準，作好客戶的培訓。⑤明白客戶的決策鏈，作好系統(tǒng)驗收工作�！ �
6、技術管理
由于系統(tǒng)集成的創(chuàng)造性及多學科的參與的特點，系統(tǒng)集成在現(xiàn)場有許多非標問題要解決。各學科一定要協(xié)調配合，才能產生最佳結果。因此，系統(tǒng)集成的技術管理就顯得非常重要。項目經(jīng)理不但要懂得管理知識，還要通曉各學科專業(yè)知識，要注意各環(huán)節(jié)的配合，通常老道的安防項目經(jīng)理不光是電子工程專家，還是水電工、五金工、泥工、木工甚至清潔工的高手。所以有志成為優(yōu)秀的安防工程項目經(jīng)理應該在技術管理中注意以下幾點：
1、重視每一種學科在項目中的應用。多學科的配合往往有超出傳統(tǒng)技術的解決問題的辦法。比如室內球機旁邊設置適當美觀的安裝檢修人孔（木工協(xié)作），將大大的節(jié)省設備安裝成本；加工實用的非標固定支架能夠低成本高效率的完成預設系統(tǒng)功能需求。
2、重視技術文檔的作用，要求技術文檔要及時、具體、明白，特別是一些非標的工作，更要詳細留檔，以便今后的審查和改進。
3、尺有所長、寸有所短。對項目組技術人員的管理與施工人員不一樣，技術人員往往只關心自己的技術，不愿意干涉項目中的各種協(xié)調等，這時項目經(jīng)理應該為他們協(xié)調創(chuàng)造出適合其工作的環(huán)境、尊重并及時表彰他們的創(chuàng)新、造就出項目目標明確、積極向上的團隊協(xié)作精神。
結論
企業(yè)揚帆，開源節(jié)流。如果發(fā)展人脈、開拓工程市場是安防工程公司的開源，那么實施工程項目管理就是節(jié)流。項目管理不光是大企業(yè)大項目的專利，而且是所有安防工程公司內部管理必不可少的利器 。
2009-7-28