在項(xiàng)目管理中，各種溝通方法的比較與分析
發(fā)布時(shí)間：2012/9/11 8:50:00
在項(xiàng)目管理過程中，任何一個(gè)階段都離不開溝通。怎樣的溝通對于解決當(dāng)前的問題、應(yīng)對當(dāng)前的情況是更加合理有效的，一直都是一個(gè)十分重要的問題。通過下面的內(nèi)容，我簡單總結(jié)了幾種常用的溝通方法，希望對大家適時(shí)選擇適當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞接兴鶐椭?
溝通方式可以分為兩大類，即面對面溝通和非面對面溝通。
面對面溝通
優(yōu)點(diǎn)：可以通過對面的表情、動作、語言、語氣等得到更多的信息。雙方都能夠集中精力溝通問題，不受其他因素影響，容易把問題溝通清楚。
缺點(diǎn)：需要溝通雙方的空間距離比較近。當(dāng)雙方的空間距離較遠(yuǎn)時(shí)，可能需要投入時(shí)間、交通費(fèi)用等才能實(shí)現(xiàn)面對面溝通。
非面對面溝通
優(yōu)點(diǎn)：不受空間限制
缺點(diǎn)：無法通過溝通現(xiàn)場情況捕捉更多信息。容易受其他事情打擾而影響溝通效果，或者因?yàn)槊τ谄渌虑槎娱L溝通時(shí)間。
一、面對面溝通
1、 會議溝通
優(yōu)點(diǎn)：比較正式的溝通。會后形成會議紀(jì)要，雙方簽字確認(rèn)。會議中可能還會形成其他正式文檔。
缺點(diǎn)：由于會議有時(shí)間的要求，因此，在會議上可能有些細(xì)節(jié)的問題無法溝通清楚。需要在會前、會后做其他的溝通用以補(bǔ)充。
2、 口頭溝通
優(yōu)點(diǎn)：隨時(shí)隨地。在辦公室，路上遇到等都可以溝通。這種溝通比較隨意，溝通內(nèi)容和溝通方式也比較靈活。溝通雙方?jīng)]什么壓力，因此溝通氣氛比較自然、融洽。可以作為其他溝通方式的補(bǔ)充和溝通感情的需要。
缺點(diǎn)：一般比較難得到一些比較正式的承諾或文檔。
二、非面對面溝通
1、 電話溝通
優(yōu)點(diǎn)：類似口頭溝通，即時(shí)且隨時(shí)隨地。通常用于距離較遠(yuǎn)，不便于口頭溝通的時(shí)候使用。一般理解，電話溝通比口頭溝通更正式一點(diǎn)。
缺點(diǎn)：無法形成正式文檔。因?yàn)闊o證可查，電話中的一些承諾可能無法得到保證。
2、 即時(shí)通訊工具溝通
有些公司不允許員工使用即時(shí)通訊工具，覺得員工可能會花更多時(shí)間閑聊而影響工作。實(shí)際上，只要工作安排合理，員工一般不會花太多時(shí)間閑聊。而且，適當(dāng)?shù)拈e聊(對于員工本身未必是閑聊，可能和他的生活有關(guān))可以讓員工放松心情，從而提高工作效率。即時(shí)通訊工具只是一個(gè)工具而已，它沒有好壞之分，要看你怎么使用它。
優(yōu)點(diǎn)：溝通即時(shí)，又能給對方以緩沖。比如你要指導(dǎo)對方操作一個(gè)工具。對方因?yàn)閷@個(gè)工具不熟悉，需要在你一步一步的說明、指導(dǎo)的間隙去摸索、熟悉，也就是說，在溝通的過程中需要給對方時(shí)間。如果使用電話溝通，你需要一直拿著電話，說明一個(gè)步驟之后就是等待。很久之后對方才會給你反饋他的操作情況。然后你再向?qū)Ψ秸f明下一個(gè)步驟，然后又是等待。這種情況，如果使用即時(shí)通訊工具就很方便了。
缺點(diǎn)：未必能得到對方的即時(shí)響應(yīng)。如果你需要對方即時(shí)響應(yīng)，不如電話方便。不能形成正式文檔。雖然通過工具也可以保留通話記錄，但這個(gè)記錄的有效性不如郵件。無法直接寫進(jìn)正式文檔。
3、 郵件溝通
優(yōu)點(diǎn)：不受時(shí)間、空間限制，可以保存溝通過程。溝通的結(jié)果和承諾可以查找，相對更有保障。
缺點(diǎn)：對于一些需要對方立即反饋的情況不適合。溝通結(jié)果不能直接作為合同等正式文件的內(nèi)容。需要摘錄出來，另行確認(rèn)。
4、 正式文件(書面)溝通
優(yōu)點(diǎn)：有明確的法律效力和規(guī)范性。一般用作合同等正式文件。公司內(nèi)部公告也可以使用這種方式。通常這種公告是要求員工在文檔內(nèi)容修改之前必須嚴(yán)格執(zhí)行。
缺點(diǎn)：缺乏靈活性。如果只有一份正式文件，對方無法獲知其中的諸多細(xì)節(jié)。因此，這種溝通往往需要其他溝通方式用作補(bǔ)充。(資料來源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)