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基建項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

以項(xiàng)目管理為核心,以掌握項(xiàng)目主要環(huán)節(jié)進(jìn)度、控制項(xiàng)目成本、提高運(yùn)作效率和管理效果為目標(biāo),從項(xiàng)目前期報批、招投標(biāo)管理、合同簽訂及執(zhí)行管理、材料設(shè)備管理,到施工與驗(yàn)收管理、工程決算的整個過程進(jìn)行全面的掌握與控制,在這個過程中,資料的產(chǎn)生與管理也融匯其中。

清華大學(xué)基建規(guī)劃處的需求

1、信息傳遞

實(shí)現(xiàn)溝通信息管理,基于業(yè)務(wù)的審批傳遞結(jié)果把相關(guān)科室工作統(tǒng)一到一個平臺協(xié)同工作,同時實(shí)現(xiàn)工作結(jié)果主要資料的整理和查閱,減少物理浪費(fèi)和時間浪費(fèi),提高工作效率和效果。

2、投資控制與造價管理

關(guān)聯(lián)項(xiàng)目核算體系,自定義成本估算依據(jù),生成成本估算表,在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,將其細(xì)化為成本執(zhí)行目標(biāo),通過對項(xiàng)目投資估算、計劃書預(yù)算、合同簽訂、合同執(zhí)行、結(jié)算情況的跟蹤管理,不僅根據(jù)各項(xiàng)信息匯集匯總形成項(xiàng)目總體財務(wù)決算信息,同時便于隨時進(jìn)行成本控制,隨時了解工程總造價及單方成本,以及對各類成本構(gòu)成進(jìn)行造價分析,為管理決策提供依據(jù)。

3、招投標(biāo)管理

根據(jù)項(xiàng)目計劃書制定采購計劃,按照采購計劃中的招標(biāo)計劃將招標(biāo)公告、投標(biāo)單位信息、評標(biāo)結(jié)果予以體現(xiàn),招標(biāo)文件、中標(biāo)單位投標(biāo)文件能夠查詢。

4、合同簽訂與支付管理

根據(jù)合同制定與執(zhí)行情況,一方面實(shí)現(xiàn)合同單位、合同金額、合同變更、合同付款等關(guān)鍵信息的記錄,一方面實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資金計劃對合同簽訂、合同執(zhí)行的控制,并能多層次進(jìn)行合同管理,按不同需求生成合同報表,供不同管理者隨時了解合同基本信息,通過生成的合同臺帳、分類匯總表、合同款統(tǒng)計分析、合同變更統(tǒng)計等從多個角度全面掌握合同執(zhí)行狀況。

5、材料與設(shè)備管理

針對各類供貨進(jìn)行管理,建立材料設(shè)備信息庫、供應(yīng)商信息庫,進(jìn)行供應(yīng)商材料設(shè)備比價。通過掌握的大量供應(yīng)商的材料設(shè)備信息,了解企業(yè)供貨能力、價格水平;通過多層次認(rèn)價管理,按不同需求匯總顯示,實(shí)現(xiàn)不同角度對項(xiàng)目材料設(shè)備使用、認(rèn)價統(tǒng)計分析。

6、項(xiàng)目進(jìn)度管理

對項(xiàng)目主要進(jìn)展結(jié)果進(jìn)行管理(前期、施工、驗(yàn)收),通過甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、工作日歷、邏輯圖等圖形工具從不同側(cè)面展現(xiàn)項(xiàng)目計劃與實(shí)際進(jìn)度,及時反映項(xiàng)目進(jìn)展情況,與計劃進(jìn)行對比發(fā)現(xiàn)偏差,為項(xiàng)目跟蹤、評估、付款、決策提供基礎(chǔ)。

軟件應(yīng)用規(guī)劃

根據(jù)清華大學(xué)基建規(guī)劃處的業(yè)務(wù)的需求,合同規(guī)定購買的PM2模塊包括:協(xié)同辦公(OA)、項(xiàng)目進(jìn)度管理、物資采購管理、項(xiàng)目合同管理、成本投資管理、資金管理、招標(biāo)管理、檔案資料管理。此次實(shí)施采取的是:整體規(guī)劃、分步實(shí)施模式。

所有的用戶都在同一系統(tǒng)平臺上進(jìn)行操作,實(shí)現(xiàn)信息共享,互相配合。各個單位在本單位完成自己的日常業(yè)務(wù),所有數(shù)據(jù)保存到網(wǎng)絡(luò)信息中心。既保持了原有處理日常業(yè)務(wù)模式,又滿足數(shù)據(jù)集中、信息共享的要求。能方便、輕松地實(shí)現(xiàn)報表的查詢、打印、分析、匯總,為管理者的決策提供有效的依據(jù)。

清華大學(xué)基建規(guī)劃處網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D:

整體解決方案

整個系統(tǒng)涵蓋項(xiàng)目管理全過程;從業(yè)務(wù)流程分析,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)全過程管理,有效防止業(yè)務(wù)漏洞,執(zhí)行過程中對各項(xiàng)業(yè)務(wù)預(yù)警;最終為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控平臺,便于領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)攬全局。

客戶應(yīng)用價值分析

1、項(xiàng)目前期報批管理

為了使校園基本建設(shè)的前期工作具有合法性和合規(guī)性,在報建過程中,會有很多重要的上報文、批復(fù)文件和證書。

將與前期報批有關(guān)的程序、計劃時間及結(jié)果、必要的附件資料及報批結(jié)果錄入系統(tǒng),可以按條件生成甘特圖,或時間進(jìn)度一覽表。

不僅可以有利于宏觀掌握項(xiàng)目報批的進(jìn)展階段,而且達(dá)到可以隨時查詢到任何和前期報批有關(guān)的過程和結(jié)果,利于后續(xù)環(huán)節(jié)利用前期有關(guān)報批結(jié)果數(shù)據(jù)。此外,也便于各科室綜合掌握信息,前后聯(lián)系,相互提醒。

具體設(shè)置框架為:

2、項(xiàng)目招標(biāo)管理

基建項(xiàng)目的招標(biāo)工作包括招標(biāo)代理的產(chǎn)生、招標(biāo)文件的編制、招標(biāo)信息的發(fā)布、開標(biāo)會議的召開、中標(biāo)單位的確定等。

將項(xiàng)目部按項(xiàng)目計劃書錄入的采購計劃中的招標(biāo)部分相關(guān)聯(lián),一方面掌握招標(biāo)計劃執(zhí)行情況,一方面達(dá)到提醒、配合作用;將招標(biāo)申請、招標(biāo)文件范本上傳到系統(tǒng)中,簡化勞動,規(guī)范成果,提高效率;

將公告、招標(biāo)文件、中標(biāo)單位投標(biāo)文件、答疑文件、合同文本放入系統(tǒng),節(jié)約紙張復(fù)印,方便不同管理人員隨時查詢及對比分析;

通過填列招標(biāo)有關(guān)信息,便于隨時掌握進(jìn)度及綜合查詢,通過企業(yè)信息錄入,便于宏觀掌握各企業(yè)情況,為后續(xù)資格預(yù)審及評價企業(yè)情況提供方便。

3、合同簽訂及履約管理

高?;?xiàng)目中,與各級有關(guān)單位簽訂的基本建設(shè)合同主要涉及征地、綠化、工程勘察、設(shè)計、工程施工、工程委托監(jiān)理以及工程項(xiàng)目設(shè)備和物資購銷等方面,合同是工程管理和款項(xiàng)支付的重要依據(jù)。

將合同文本嵌入系統(tǒng),節(jié)約紙張復(fù)印,方便不同管理人員隨時查詢及對比分析;通過合同信息錄入,能按各種需求分類管理和統(tǒng)計分析,隨時控制合同簽訂金額,保證合同簽訂控制在項(xiàng)目執(zhí)行計劃范圍內(nèi);

通過付款情況錄入及財務(wù)復(fù)核,能隨時掌握付款進(jìn)度及資金需求,為關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制、避免漏洞及控制造價提供便利條件;

4、工程施工及驗(yàn)收管理

在高?;ǖ娜粘J┕す芾磉^程中,及時跟進(jìn)工程進(jìn)度,有利于工程管理人員和領(lǐng)導(dǎo)及時做好工程質(zhì)量、成本、安全等工作內(nèi)容的監(jiān)控和管理。

將施工計劃、主要節(jié)點(diǎn)執(zhí)行狀況及驗(yàn)收結(jié)果信息放入系統(tǒng),一方面加強(qiáng)工作的計劃性,另一方面實(shí)現(xiàn)方便各方面掌握工程進(jìn)展情況,突出控制點(diǎn),加強(qiáng)信息溝通,減少遺漏事項(xiàng);

此外,能進(jìn)行實(shí)際與計劃的對比,發(fā)現(xiàn)管理上的薄弱環(huán)節(jié),能讓更多的科室綜合考慮問題。

5、工程竣工結(jié)算管理

高?;?xiàng)目的竣工財務(wù)決算是正確核定新增固定資產(chǎn)價值,反映竣工項(xiàng)目建設(shè)成果的文件,是辦理固定資產(chǎn)交付使用手續(xù)的依據(jù)。

將結(jié)算結(jié)果及分類放入系統(tǒng),一方面提高信息傳遞,能將洽商作為合同的補(bǔ)充,方便不同科室管理人員隨時查詢對比分析,在合同執(zhí)行過程中付款自動匯總數(shù)據(jù),及時提供付款決策支撐依據(jù);

另一方面能讓系統(tǒng)自動分類計算造價結(jié)果,簡化勞動過程,規(guī)范成果,提高效率;還能將審計結(jié)果作為控制付款的最終依據(jù)。此外,將洽商文本放入系統(tǒng),便于對洽商順序編號的監(jiān)督管理。

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